Come condividere la creazione di un documento
I social network permettono di diffondere in maniera “virale” foto, filmati, testi, musiche. Lo scopo principale sembra essere quello di condividere emozioni, pensieri, stati d’animo con i propri amici, con i propri “contatti”.
Diverso è il discorso della condivisione in ambito lavorativo: non si mettono in comune emozioni, sensazioni. L’obiettivo è piuttosto quello di potenziare, accelerare la stesura di un documento, condividendo le competenze, i punti di forza di ciascuno. Il vantaggio è quello di osservare il problema, la stesura del testo, da più punti di vista.
Ecco i passaggi per utilizzare Google Docs:
– Accedi a Google con il tuo nome utente e password (di Google). Se non disponi di un account, puoi crearlo gratuitamente in pochi minuti.
– Una volta entrato nel tuo ambiente di lavoro, apri la pagina dei Documenti (ora si chiama Google Drive, per chi l’ha già attivato) e clicca sul pulsante CREA in alto a sinistra, nella pagina.
– Scegli la voce “Documento di testo” e, nella pagina che si apre, puoi cominciare a scrivere il tuo testo.
Per condividere il file con qualcun altro, in alto a destra trovi il pulsante CONDIVIDI che ti dà la possibilità di autorizzare tuoi colleghi (tramite invito via email) a modificare o semplicemente a visualizzare quanto stai realizzando.
Tale differenza non è da poco.
Prova a metterti nei panni di un docente, che realizza una dispensa e desidera condividerla sia con i colleghi che con gli studenti. Con i primi potrà impostare un permesso di modifica del file, così da ottenere preziosi suggerimenti da chi intende contribuire alla migliore definizione del testo. Agli studenti permetterà solo la visualizzazione così da fornire loro la base per lo studio a casa senza il rischio che qualcuno possa alterare il contenuto della dispensa.
Lo strumento da solo non garantisce la bontà del risultato. Anche se i maghi di Google perfezionano di continuo questi servizi web, il punto fondamentale è e rimane sempre lo spirito con cui le persone decidono di condividere il loro lavoro. La condivisione nasce dalla consapevolezza che due, tre o più teste lavorano meglio di una sola. Questo però avviene solo se tutti quanti i partecipanti alla condivisione mantengono fissa l’energia, il focus sul raggiungimento dell’obiettivo. Ecco allora che le modifiche apportate dai colleghi possono diventare occasione di ripensamento, di approfondimento e ampliamento del proprio punto di vista.
Proprio mentre sto scrivendo questo articolo vengo a sapere, che il ministro per lo Sviluppo Economico, Corrado Passera, ha convocato 12 Guru dell’informatica per elaborare un pacchetto di misure per far ripartire l’Italia. Il documento finale è stato elaborato e continuamente modificato utilizzando Google Docs.
Ecco un esempio concreto e attuale di come uno strumento possa mettere in comunicazione le menti degli uomini, potenziarne le capacità e aumentarne la produttività.
Buon lavoro 2.0 a tutti!
A cura di Emiliano Pancaldi
