Come migliorare le prestazioni in ufficio

In questi giorni si sente parlare spesso di produttività e di solito questo è un termine che associamo facilmente al lavoro di fabbrica, tipicamente quello degli operai per intenderci. In effetti però è come se non considerassimo che i tempi sono così cambiati che il rapporto tra tute blu e colletti bianchi, come di solito vengono definiti gli operai e gli impiegati, si è profondamente modificato negli ultimi anni giungendo a quello di 3 a 1 e per certi aspetti si sta ulteriormente incrementando. E questo non solo per l’inserimento di figure gestionali nelle tradizionali aziende manifatturiere quanto per la nascita e lo sviluppo di aziende che si occupano principalmente di erogare servizi e non prodotti.
 

Nonostante ciò non si è riusciti ancora ad applicare al lavoro di ufficio gli strumenti più idonei per misurare ed aumentare la produttività e l’efficienza tenendo conto tra l’altro che ciò condurrebbe a risparmi e recupero dei costi notevoli visto che gli stipendi medi di questi profili spesso è decisamente più alto di quello delle figure operative. Il più delle volte questo accade perché non si conoscono le tecniche e gli strumenti più idonei per realizzare interventi di questo tipo.

Provo allora a dare alcune indicazioni operative frutto della mia esperienza sul campo.
Orientarsi al valore e non alla quantità
Il lavoro di ufficio o quello intellettuale non può essere misurato solo con variabili quantitative, per cui è necessario che ognuno riesca ad identificare quali possano essere le grandezze di valore prodotto. Le persone di ufficio devono produrre output misurabili per i propri colleghi o per quelli di altri uffici, pertanto occorre fornire elementi utili per misurare al meglio questi output. Ad esempio non quanti ordini caricati, ma quanti ordini caricati correttamente, non quante bolle registrate ma quante bolle registrate in maniera completa e così via. Il lavoro di ufficio deve fluire senza interruzioni per generare il giusto valore!

Formalizzare e standardizzare i metodi di lavoro
L’apporto delle persone è fondamentale nello svolgimento del proprio lavoro ma occorre per quanto possibile formalizzare il metodo di lavoro evitando che ciascuno adotti il proprio e comprometta in questo modo il risultato stesso delle procedure in atto. Questo non significa limitare le competenze o le potenzialità dei singoli quanto creare dei metodi che siano ripetibili, che garantiscano continuità di esecuzione e siano così facilmente implementabili all’interno di un sistema informativo di gestione. Il metodo consente di gestire le conoscenza aziendali ed assicura un più facile apprendimento.

Rimuovere gli sprechi
La produttività in ufficio può essere fortemente limitata dalla presenza di qualsiasi forma di spreco. Utilizzare in modo non ottimale i beni a propria disposizione (strumenti, attrezzature, ecc.), adottare metodi non idonei (errori, attese, perdite di tempo, ecc.) e muoversi in maniera irrazionale (spostamenti di persone, di materiali e di informazioni) genera solo delle perdite. Lo spreco infatti non è altro che svolgere un’attività senza creare valore. E gli sprechi più grandi in un ufficio sono proprio quelli associati alle attività delle persone, che rappresentano il costo più alto da pagare, quando queste vengono impegnate in attività inutili o a bassissimo valore aggiunto.

Occorre fare molta attenzione però; impostare infatti un progetto di miglioramento in ufficio senza coinvolgere le persone, è un progetto fallito sul nascere.

A cura di Stefano Berdini