Come mettere in atto una comunicazione efficace scritta e parlata
Parlare in modo chiaro è la prima regola per conquistare il proprio uditorio che, di conseguenza, sarà più incline ad assecondare eventuali richieste. Scrivere meno (evitando inesattezze e prolissità) e in modo efficace riduce i costi della carta stampata, i tempi per l’elaborazione e lettura del documento, lo spazio per l’archiviazione, gli errori nella compilazione e nell’invio dei moduli; rende più facile e immediata l’elaborazione delle informazioni, migliora l’immagine dell’Ente o azienda e induce, attraverso la formazione del personale, a prediligere qualità e sintesi nell’elaborazione dei testi scritti.
Chi scrive ha il dovere di elevare l’indice di comprensibilità dei testi prodotti con l’obiettivo di non escludere nessuno e sconfiggere la generale diffidenza e insofferenza dei lettori di fronte alle richieste loro presentate. Non è solo questione di essere quasi chiari, ma di sviluppare tecniche collaudate per divenire necessariamente chiari e concisi e per allenare alla cultura della concretezza espositiva con l’indubbio vantaggio che poi ne deriva.
L’esigenza di una migliore comunicazione deve nascere dalla consapevolezza che produrre testi lunghi e poco chiari comporta ingenti costi umani, sociali ed economici spesso conseguenza dall’arroganza di chi scrive che pensa solo al suo punto di vista e non al pubblico al quale si rivolge. Organizzare il testo secondo un piano preciso, usare frasi brevi e parole comuni, formattare il contenuto per offrire un impatto riposante all’occhio del lettore, evitare errori di sintassi e lessicali sono alcuni punti da non trascurare per arrivare a redigere testi intelligenti con un linguaggio che risponda alle nuove esigenze comunicative.
È fondamentale prepararsi e preparare il materiale del proprio intervento scritto e orale redigendo una scaletta degli argomenti chiave, organizzando il collegamento logico dei punti trattati, dando priorità alle informazioni che meritano maggiore risalto e offrire una sintesi ordinata a beneficio della memoria di chi legge.
A cura di Terenzio Davino
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