Come gestire le comunicazioni down-top

È abbastanza frequente, nelle aziende che hanno attivato un processo di comunicazione interna, trovare molte iniziative atte a favorire le comunicazioni dall’alto (top-down), mentre sono poche o addirittura assenti, quelle necessarie per il processo inverso (down-top). Non è corretto dare poca importanza al processo down-top, poiché si perde la possibilità di cogliere i segnali di clima e, di conseguenza, poter adottare degli interventi ad hoc, per mantenere alta la motivazione dei dipendenti. Una società di consulenza ha recentemente condotto un’indagine su un significativo numero di dipendenti, per scoprire quali fattori la leadership dovrebbe adottare, per risultare carismatica nei confronti dei propri collaboratori. I due comportamenti più votati sono risultati essere:

1. dare certezze sul futuro, mostrando una strategia aziendale nel breve , medio e lungo termine;

2. indicare una meta chiara a tutto il gruppo, condividendola con le persone.

Mi sembra chiaro che, laddove si voglia tenere conto di questo risultato, diventa necessario mettere in atto un efficace processo di comunicazione down-top; tra le diverse iniziative a disposizione del management, vorrei sottolineare l’importanza degli incontri con la direzione, che risultano essere i momenti più adatti per rendere chiara la strategia aziendale e indicare le mete che s’intendono raggiungere. Diventa necessario, nell’organizzare tali incontri, tenere presente alcune accortezze:

1. l’imprenditore o il management deve rendersi disponibile per un tempo sufficientemente lungo, come ad esempio, un paio di ore;
2. l’incontro va organizzato in spazi aziendali o esterni adatti ad accogliere comodamente tutta la popolazione aziendale o parte di essa nel caso, date le dimensioni, risulti necessario suddividerla in più incontri;
3. l’azienda deve essere rappresentata al massimo livello manageriale, se l’imprenditore non è disponibile;
4. chiunque conduca l’incontro (sia l’imprenditore o il suo alter ego) deve essere disposto a rispondere alle domande dei dipendenti con la massima franchezza;
5. non  fare promesse, allo scopo di guadagnarsi momentaneamente l’applauso dei dipendenti, sapendo già di non poterle mantenere. Si avrebbe un terribile effetto boomerang.

Tenete dunque ben presente, nell’organizzare queste manifestazioni, che l’obiettivo della comunicazione interna è quello di sviluppare una forza lavoro capace di comprendere a fondo la missione aziendale, gli obiettivi e i valori dell’organizzazione.

A cura di Pier Paolo Sposato

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