Come garantire il successo di un progetto con il lavoro di squadra

Senza un buon lavoro di squadra qualunque progetto è destinato a fallire. “Bella scoperta!” è il primo pensiero. Vero, ma quante volte la costituzione e la gestione della squadra vengono considerati un punto prioritario dall’azienda e dallo stesso Project Manager?

Spesso a prevalere sono gli aspetti di budget, la tempistica o le risorse tecniche e la cura e il presidio del lavoro del team passano in secondo piano, dimenticando che solo un consapevole ed adeguato coinvolgimento delle risorse umane impegnate permetteranno non solo di ottimizzare tempi e costi ma anche di prevenire problematiche o di risolverle con maggiore efficacia.

Quali sono i punti di attenzione che dovranno essere tenuti presente? Innanzitutto, una volta selezionati in base alle competenze necessarie, i membri del Team dovranno identificarsi in questa dimensione organizzativa, pertanto sarà necessario prevedere la costituzione formale del Team che andrà comunicata all’insieme delle componenti aziendali chiarendo le responsabilità assunte da ognuno e il tipo di relazioni che verranno mantenute.

Un altro aspetto importante da chiarire fin da subito è che l’attività di progetto, pur avendo carattere temporaneo può diventare prevalente rispetto al lavoro di routine svolto da ciascuno. E questa è la prima consapevolezza che ognuno dovrà maturare: “gli obiettivi del progetto sono prioritari rispetto al mio lavoro di tutti i giorni?”. La risposta non può essere soggettiva, evidentemente, ma deve essere stata valutata dall’organizzazione e dal Project Manager in modo da evitare conflitti di qualunque natura con il superiore gerarchico della risorsa.

Costituito il Team, ci si dovrà preoccupare della gestione della rete di comunicazioni interne ed esterne, per garantire a tutte le persone coinvolte di conoscere lo stato di avanzamento del Progetto quasi in tempo reale ed evitare quegli scostamenti nei tre parametri fondamentali “costo – tempo – risorse” che possono pregiudicare il buon esito del Progetto.

È poi necessario favorire il senso di appartenenza al Team di Progetto di tutte le persone impiegate e ciò richiede una specifica attenzione alle modalità di gestione del rapporto sia individuale, sia del gruppo.

Prima di tutto sarà necessario uniformare il linguaggio tecnico di ciascuno rendendolo comprensibile a tutti i membri, chiarire ruoli e responsabilità individuali ed assimilare correttamente gli obiettivi da conseguire in modo che esistano uno scopo chiaro, valori ed obiettivi condivisi.

Occorre creare una sfida che impegni e motivi le persone a lavorare insieme, elaborando un “patto” del Team che formalizzi gli impegni reciproci: cosa realizzare, perché è importante e come operare insieme.

L’attenzione del Project Manager si incentrerà quindi sullo sviluppo delle abilità, attraverso un feed-back orientato a sviluppare capacità, fiducia in sé stessi e responsabilizzazione in tutti i componenti del Team.

E, infine, occorrerà anche riconoscere e premiare lo spirito di squadra con iniziative che sottolineino i successi conseguiti, se possibile ruotare i ruoli per creare flessibilità, introdurre cambiamenti e costruire nuove competenze (empowerment) ma anche maturare la capacità di gestire le situazioni conflittuali come opportunità di arricchimento costruttivo per tutti.

A cura di Bruna Ferrarese
Autore di Project Management e Comunicazione Assertiva