La gestione di un progetto ha una natura speciale rispetto alla normale organizzazione dell’azienda al punto che la gestione per progetti  ha dato vita ad un insieme di metodologie definito “project management” che costituiscono una vera e propria specializzazione. Infatti è possibile distinguere  due grandi categorie: Management dello Status Quo (line manager o funzionali) prevalentemente orientato alla gestione delle normali attività (routine); e Change Management (project management), concentrato sulla realizzazione di qualcosa di nuovo, gestore di un cambiamento di prodotto o di processo.
La prima tipologia si trova tipicamente nelle organizzazioni classiche, di tipo gerarchico-funzionale, dove il processo di gestione si caratterizza come “by activities” (focus su attività). Invece, nelle organizzazioni che lavorano essenzialmente “per progetti”, il processo peculiare di gestione è “by objectives” (focus su obiettivi e scopi).

1° Segreto: una forte sponsorizzazione da parte della Direzione Aziendale
Quando un progetto ha carattere di eccezionalità occorre un forte appoggio della Direzione per favorire armonia fra le attività di routine e  quelle di  progetto.
Se in un’azienda “classica” si verifica l’esigenza di dare il via ad un progetto specifico, si verifica la compresenza di due dimensioni organizzative,  spesso in antitesi fra loro. Ovvero si verifica che l’attività di progetto, gestita da Project Manager che hanno il compito di sfruttare al meglio le risorse a disposizione, va ad impattare con le regole e le logiche “di linea”, affidate ai Manager di Funzione che hanno invece il compito di mantenere gli standard di efficienza/efficacia tipici della funzione.

2° Segreto: saper negoziare per ottenere il successo
Un Responsabile di unità organizzativa (o funzione-reparto-ente-ufficio) deve impegnarsi nel “massimizzare i risultati in relazione a parametri-obiettivo”. Ne consegue che il presidio della qualità tecnica, il rispetto del budget e la gestione efficiente delle risorse rappresentano gli obiettivi fondamentali dell’attività.
Al Project Manager viene invece richiesta la “capacità di saper gestire il cambiamento e le relazioni interne ed esterne al progetto”  e i suoi scopi  riguardano il raggiungimento degli obiettivi, il rispetto del budget e dei tempi del progetto attraverso una gestione efficace delle risorse umane.
Queste due dimensioni poiché sono in contraddizione con il principio della “unicità di comando” basato sulla  ”organizzazione scientifica del lavoro” (Frederick Taylor) - creano dubbi sulle priorità decisionali e generano inevitabili richieste contrapposte che richiedono un abile lavoro di negoziazione da parte del Capo Progetto con i manager funzionali.

Solo a partire da questi due presupposti il Progetto potrà essere avviato su basi costruttive e, non solo raggiungere i traguardi-obiettivo che si prefigge, ma contemporaneamente portare valore aggiunto alla cultura dell’organizzazione.

A cura di Bruna Ferrarese

Nella mia attività di consulente mi sono purtroppo molte volte imbattuto in progetti di riorganizzazione aziendale tristemente falliti. Ho ricercato le cause di questo problema ma ho provato anche a dare delle risposte che ho voluto riportare nel mio e-book “Rinnovamento Aziendale”.
A mio parere ci sono 4 aspetti fondamentali da tenere presenti per la buona riuscita di un progetto di riorganizzazione.

Darsi un metodo

È l’obiettivo di fondo del mio e-book. Per mettere a punto un progetto di riorganizzazione è necessario seguire un metodo, ossia un piano dettagliato comprendente tutte le fasi necessarie a raggiungere gli obiettivi che ci si è posti in fase di definizione del progetto stesso. Ma il metodo non è solo un insieme di tecniche o strumenti, ma anche e soprattutto un’impostazione mentale e culturale diversa nell’approccio al problema della riorganizzazione.

Gestire un progetto

Il metodo presuppone la gestione di un progetto; non a caso ho parlato di progetto di riorganizzazione. Un progetto in quanto tale prevede la definizione chiara degli obiettivi, la descrizione delle fasi, la tempificazione, la realizzazione e il controllo dell’avanzamento delle stesse. Anche in questo caso però per gestire al meglio un progetto non serve solo una buona prassi ma anche capacità di leadership, di facilitazione e coordinamento lavorando a stretto contatto con le persone.

Coinvolgere sempre le persone

Non mi stancherò mai di ripeterlo, l’organizzazione non è una cosa astratta ma riguarda principalmente le persone, non a caso chiamate in azienda risorse umane. Lessi una volta in un libro che tra il dire e il fare non c’è di mezzo il mare ma le persone e proprio da queste passa il successo di un progetto di cambiamento. Ma trattare con le persone non è cosa semplice e comunque va imparata, con metodo e con tecniche idonee. Per gestire il cambiamento occorre lavorare sulla motivazione di ciascuno degli attori coinvolti nel progetto.

Verificare costantemente il risultato

Fa parte già della gestione di un buon progetto verificare il risultato e monitorare l’andamento, ho preferito però ribadirlo soprattutto perché capita spesso che nei progetti di miglioramento organizzativo si fa un gran lavoro nella parte iniziale di analisi e poi si rischia di perdersi alla fine, non verificando costantemente come le cose stiano procedendo e soprattutto se sia necessario rivedere o correggere qualcosa. È ormai assodato che per migliorare è indispensabile misurare in maniera oggettiva i risultati della riprogettazione realizzata altrimenti ogni sforzo si rivelerebbe inutile.

Vorrei ricordare che riorganizzare non significa cancellare tutto ciò che si è fatto, ritenendolo sbagliato; riorganizzare significa in primo luogo ripensare, guardare le cose da un diverso punto di osservazione, analizzarle con senso critico costruttivo, sapersi mettere in discussione per migliorarsi. È proprio questo che può condurci ad un vero ed efficace Rinnovamento Aziendale.

A cura di Stefano Berdini
Autore di Rinnovamento Aziendale

Oggi, in un mercato globale, una organizzazione per vincere la concorrenza deve puntare sull’unico vantaggio competitivo che può avere: le risorse umane.

E’ compito di un leader, quindi, gestire le risorse in modo da ottenere da esse la massima collaborazione. Il leader che ha questo compito, dovrà avere caratteristiche ed atteggiamenti tali da soddisfare le esigenze di queste persone.

Ma cos’è l’atteggiamento? Da Wikipedia: “Con il termine atteggiamento si indica la disposizione di ogni persona di produrre risposte, determinate dall’ambiente familiare o sociale, riguardo a situazioni, gruppi o oggetti. L’atteggiamento esprime ciò che ogni persona è disposta a fare”.

“A quello va tutto bene. Beato lui!” Quante volte lo hai pensato vedendo una persona positiva? E’ tutto merito della sua fortuna? Certo se uno ce l’ha non guasta. Ma sicuramente il suo atteggiamento positivo è stato un fattore importante per il suo successo.

Oggi, nel mondo del lavoro, il vero Leader ha sempre un atteggiamento, un modo di comunicare e di ascoltare che determina negli altri la disponibilità a collaborare.

In questo la comunicazione con i collaboratori è un fattore molto importante. Continuamente devi dire loro cosa ti aspetti da essi. Informali su ogni argomento che potrà essere utile durante la loro attività. Ed in particolare illustra la filosofia della tua organizzazione, gli obiettivi e le strategie definite.

Mettili anche nelle condizioni di comunicare apertamente con te, in modo da tenerti informato su quello che accade in ciascun settore della tua azienda. Favorisci eventuali richieste e suggerimenti particolari. A questo scopo, crea dei piccoli gruppi e fissa degli incontri per discutere e scambiare opinioni e proposte. Tenere sempre informate e aggiornate le persone, è un modo per coinvolgere maggiormente i collaboratori.

E’ l’atteggiamento che conta…

Il successo o il fallimento di molti obiettivi aziendali si fonda sull’atteggiamento che il Leader ha nei confronti delle persone che lo circondano. Secondo un’antica credenza è l’atteggiamento, non necessariamente la competenza, che permette di raggiungere obiettivi importanti.

L’atteggiamento positivo di un Leader è uno dei fattori di successo di una organizzazione.

A cura di Chiarissimo Colacci
Autore di  L’impresa Efficiente, Il Team Vincente e Leader si diventa

Leggevo, su un numero recente di una importante rivista, i risultati di un’indagine, commissionata per valutare le tendenze del mercato del lavoro, in conseguenza della crisi che ha investito le imprese nel corso del 2009.

La giornalista, Daniela Fabbri, affermava che: la crisi e la necessità di ridurre i costi hanno provocato una rivoluzione silenziosa nei modelli di organizzazione aziendale, un ripensamento delle strutture, una ricerca sempre più attenta all’efficienza.

La logica conseguenza di questa situazione, si affermava ancora, si ripercuoterà sul modo di lavorare del singolo lavoratore ma, soprattutto, sul modo in cui le aziende valuteranno e sceglieranno il personale, che dovrà essere sempre più qualificato, competitivo, innovativo e motivato.

Limitiamoci a considerare, in questo primo articolo, la selezione e domandiamoci quali processi vanno messi in atto per riuscire ad assumere, realmente, le persone giuste.

Quelli fondamentali sono quattro:

- Introduzione in azienda del sistema delle competenze; queste sono definite come la combinazione di conoscenze, capacità e comportamenti che, se messi in atto, contribuiscono al miglioramento della prestazione dei dipendenti ed al successo dell’organizzazione;

- Adozione delle job descriptions (mansionari), che permettono di arrivare a una descrizione molto precisa del profilo di competenze, necessario, per ricoprire con successo una determinata mansione. Questo profilo tornerà utile nei due momenti del processo di selezione: il reclutamento e la selezione del candidato migliore;

- Scelta di una strategia di reclutamento (s’intende per reclutamento la ricerca di un sufficiente numero di candidati suscettibili di assunzione, con un bagaglio di competenze adatte a ricoprire la posizione offerta dall’azienda) basata sulla consultazione di fonti che siano coerenti con il tipo di personale da assumere;

- Affidamento del processo di selezione a funzionari aziendali che abbiano buone capacità di comunicazione, obiettivi nei giudizi, privi di pregiudizi, buoni conoscitori dell’azienda e addestrati al compito o, in alternativa, a qualificate società di consulenza.

A cura di Pier Paolo Sposato
Autore di Valutazione e Selezione del Personale, Come Gestire i Conflitti, Capi non si Nasce,

Vi ricordate la prima volta che vi hanno regalato una bicicletta?

Siete montati sulla sella e credevate fosse facile pedalare, ma al primo tentativo avete capito che non era così semplice come sembrava. Per riuscirci avete continuato, nonostante le varie cadute, vi siete applicati con impegno e costanza sino a che non siete diventati bravi nel guidare la vostra bicicletta.

La stessa cosa vale per la conduzione della vostra azienda, del vostro reparto, del vostro ufficio. Per raggiungere il successo dovete impegnarvi giorno dopo giorno.

Solo se tutta l’organizzazione aziendale si impegna con determinazione, si potrà creare un’impresa efficiente.

Efficienza impresa significa anche dare alle persone l’opportunità di mettere in evidenza il lavoro fatto e riceverne un riconoscimento.

Come ho illustrato nel mio primo ebook “L’impresa Efficiente”, mi ricordo di un operaio di un’azienda che, incaricato di effettuare una presentazione alla Direzione, dopo averla effettuata brillantemente ed aver ricevuto insieme a tutto il gruppo una medaglia di partecipazione, la portò a casa e la mostrò con orgoglio alla famiglia.

Il giorno dopo mi venne a cercare e mi testimoniò, con commozione, la sua gratitudine per l’occasione che gli era stata concessa. Mi raccontò l’emozione che aveva provato quando aveva visto l’ammirazione che sprigionava dagli occhi dei suoi familiari, mentre raccontava il lavoro che aveva fatto insieme ai colleghi. In particolare, mi disse che non avrebbe mai dimenticato le parole del figliolo: “Papà, sono orgoglioso di te”.

Quanti di voi hanno una medaglia, ricevuta da ragazzi per attività sportive, e non vi separate da essa perché vi ricorda momenti felici della vostra giovinezza?

Ti ringrazio in anticipo del commento che vorrai lasciare!

A cura di Chiarissimo Colacci
Autore di Il Team Vincente, L’Impresa Efficiente, Leader si Diventa