A volte bastano pochi ritocchi per trasformare una presentazione dotata di potere soporifero in una capace di tenere gli ascoltatori con gli occhi spalancati e le orecchie tese: una presentazione persuasiva.

Proviamo a scrivere una specie di “decalogo”.

(1) Crea una struttura. Prepara una lista di argomenti che intendi affrontare e attribuisci a ciascuno un “punteggio” sulla base dell’importanza. Se la tua presentazione fosse troppo lunga, saprai facilmente cosa tagliare.

(2) Evita gli effetti speciali. Anche se tanto Keynote quanto PowerPoint ti mettono a disposizione animazioni ed effetti sonori, evita la tentazione di ricorrervi e, se proprio non puoi farne a meno, fallo con moderazione. Il fatto che esista un tool non vuol dire che tu debba utilizzarlo per forza.

(3) Usa saggezza nella scelta dei colori. Si sa: i colori trasmettono significativi, aiutano a mettere in evidenza un passaggio. Ci sono alcune combinazioni di colore che, di norma, funzionano meglio: il viola su fondo giallo, il bianco sul nero, il blu o il verde sul rosso. Ma prova a vedere l’effetto che fa un blu scuro o un grigio scuro su un fondo color panna: ogni tanto, semplicità e eleganza vanno di pari passo.

(4) Usa gli elenchi puntati. Chi ti ascolterà non dovrà essere costretto a leggere tutto ciò che vuoi dire. Se dovrà farlo, sappi che concentrerà la sua attenzione sulla lettura e, rapidamente, si dimenticherà di te.

(5) Presenta grafici e diagrammi. Le immagini parlano più delle parole: non dimenticarti mai di inserire grafici nelle tue presentazioni.

(6) Rifuggi da contributi audio e video. Sì, nelle tue presentazioni puoi inserire anche video e contributi audio ma fallo solo quando è strettamente necessario. Ricordati: l’esecuzione di audio/video può rallentare il computer e non è da escludere che il sistema vada in crash. Tieni presente questo rischio e, se hai messo elementi multimediali nella tua presentazione, sappi che le prove di stabilità non saranno mai abbastanza.

(7) Fai pratica con la tua presentazioni. Come quando gli attori vanno in scena, anche tu dovrai fare prove e prove, prima di “andare in scena”. Dovrai conoscere il “copione” e quindi dovrai essere in grado di presentare il tuo lavoro anche se qualcuno, per scherzo, ti dovesse bendare, rendendoti impossibile vedere ciò che il tuo computer proietta per il tuo pubblico.

(8) Controlla (e ricontrolla) grammatica e ortografia. Un refuso è un refuso, non un peccato mortale. Ma vederlo a grandezza cubitale proiettato su un muro può compromettere la tua reputazione.

(9) Se stai impiegando più tempo del previsto, devi “tagliare”. Chi ti ascolta (nella stragrande maggioranza dei casi) non ha pagato un biglietto per ascoltarti, e il loro tempo è importante tanto quanto il tuo.

(10) Alla fine, non ricapitolare. Nella tua presentazione, evita di chiudere con un riassunto degli argomenti affrontati. Chi ti ascolta non soffre, con buona probabilità, di amnesie improvvise e non ha quindi bisogno che, prima di congedarsi, tu ricapitoli loro tutto ciò che hanno appena sentito.

A cura di Simone Casadei

Nell’articolo precedente abbiamo parlato dell’importanza di progettare e realizzare presentazioni multimediali efficaci e professionali da utilizzare in contesti formativi. Abbiamo visto come sia importante definire bene gli obiettivi delle presentazioni e valutare attentamente il momento in cui utilizzarle.

Abbiamo anche parlato dell’importanza di stabilire uno stile grafico ben definito e coerente con gli obiettivi formativi e di come usare colori, elementi grafici e animazioni.

A questo punto dobbiamo pensare a come proporre i contenuti. E’ fondamentale, infatti, riuscire a bilanciare bene tutti i contenuti e i singoli elementi all’interno di ogni slide e di tutta la presentazione.

Vediamo alcuni semplici accorgimenti:

- non utilizzare più di sei righe per slide: la lettura risulterebbe troppo difficile e pesante, devi preoccuparti che il messaggio arrivi;

- presenta un solo concetto per slide. Sintesi e chiarezza sono importanti;

- utilizza gli elenchi, facendo attenzione ad applicare gli elenchi puntati per le serie non sequenziali e gli elenchi numerati per le serie sequenziali;

- non creare elenchi troppo lunghi;

- definisci al massimo tre font, ossia tre tipi di caratteri diversi e utilizza sempre gli stessi. Una presentazione piena di caratteri diversi, anche se belli, è noiosa e dispersiva.

Un altro aspetto molto importante da considerare riguarda il linguaggio e lo stile comunicativo da utilizzare nelle presentazioni:

- Utilizza frasi sintetiche, chiare e che non lascino spazio ad equivoci: la comunicazione deve essere immediata e diretta;

- il lessico deve essere sempre adeguato all’aula e, al tempo stesso, professionale e chiaro;

- Quando possibile, utilizza come apertura della presentazione una domanda aperta che attiri l’attenzione e stimoli la curiosità verso l’argomento che vuoi trattare;

Infine, una breve nota sugli strumenti per realizzare praticamente le presentazioni.
Ovviamente, il programma più conosciuto è, senza dubbio, PowerPoint del pacchetto Office.

Ma esistono tante valide alternative, sia per quanto riguarda i programmi (soluzioni offline) che per quanto riguarda i servizi offerti tramite web (on line).
Il programma (gratuito) alternativo a Microsoft per eccellenza è Impress, della suite Open Office.
Altro validissimo software, questa volta per Mac, è Keynote che fa parte della suite Iworks.

Le soluzioni online riguardano i siti/applicazioni che offrono uno strumento come PowerPoint ma da usare tramite il browser, in questo caso avremo bisogno della connessione web e di un browser che supporti le funzionalità del programma.

Vediamo alcuni di questi servizi:

280 Slides
SlideRocket
ThinkFree
Zoho Show

A questo punto, non ci resta che iniziare il nostro lavoro, scegliendo la soluzione più adeguata (offline o on line), ricordandoci però di tutti gli elementi chiave di una presentazione efficace per la formazione:

- individuare l’obiettivo;

- decidere il momento in cui utilizzarla;

- definire un modello e degli elementi grafici standard;

- bilanciare bene i contenuti per ogni slide;

- evitare l’abuso di effetti e animazioni;

- scegliere attentamente il lessico e lo stile comunicativo;

Ricordarsi sempre di comunicare e ascoltare, al di là delle slide!

Buon lavoro!

A cura di Lucia Rosati
Autrice di Formazione in Aula