Una lezione sul miglioramento aziendale da non dimenticare
Ciao, oggi mi va di raccontare una delle esperienze che più mi ha toccato nei primi anni di esperienza come formatore.
Il tutto si svolse nel marzo 2002 alla fine di un corso di formazione in Liguria, nel quale avevo fatto docenza ai dirigenti di una piccola impresa del settore metalmeccanico ed avevo trattato temi quali Il just in time per il miglioramento della performance del magazzino e il kaizen.
Dopo il corso fui incaricato di fare un pomeriggio di lezione a tutti i dipendenti per sensibilizzarli al miglioramento continuo, argomento che era tanto caro alla direzione .
Durante quella lezione che vedeva coinvolti circa 12 dipendenti potevo notare l’interesse della metà di loro, gli altri erano tra l’assente e l’interessato tranne 2 proprio disinteressati.
A quel punto entrai nel vivo parlando e prendendo per esempio proprio la loro officina.
Cominciai a parlare delle 5S soffermandomi soprattutto sui punti 2 e 3 (riprendo ora quanto ho gia scritto in un precedente post)
1.Separazione (Seiri): bisogna suddividere ciò che è necessario e ciò che non lo è e scartare quest’ultimo;
2. Ordine (Seiton): bisogna collocare gli oggetti necessari dove occorrono;
3. Pulizia (Seiso): bisogna eliminare sporco nelle macchine e nell’ambiente;
4. Standardizzazione (Seiketsu): bisogna sistemare i reparti e impianti nelle condizioni migliori;
5. Disciplina (Shitsuke): bisogna essere in grado di utilizzare con autodisciplina i quattro punti di cui sopra.
Uno dei più giovani operai, che risultava essere tra quelli disinteressati, si irrigidì e un po’ seccato mi disse : “ Ma ora noi dobbiamo perdere una giornata per ascoltare un consulente che ci dice che dobbiamo pulire l’officina e tenere ordinato? Sono cose che sappiamo già, non serve che ce le dici tu!!!!”
In quel momento feci un gran bel respiro contai fino a 10, forse erroneamente poiché non avevo calcolato questa reazione, poi risposi con tutta calma e nello stesso tempo con decisione che, se la direzione aveva intrapreso questo cammino sapendo bene di cosa avrei parlato, un motivo forse c’era.
A quel punto intervenne il Titolare dell’impresa e gli disse : “Visto che parli tanto, quant’è che non metti in ordine il tuo posto di lavoro? “Potete immaginare in quel momento il silenzio e la tensione in quella stanza.
Subito dopo il giovane confermò che aveva ragione il titolare e da lì l’atmosfera si rilassò. Immediatamente dopo ci fu un coinvolgimento incredibile, poiché ognuno raccontava i suoi episodi.
Mentre ciascuno diceva la sua, venivano fuori sempre più problematiche aziendali che portavano solo a far notare uno spreco di tempo e soldi.
Per farla breve quella fu secondo me una giornata molto costruttiva per l’Azienda oltre che per me, poiché da quel momento in poi l’Amministratore mi incaricò di fare colloqui con tutti i dipendenti per misurare la loro soddisfazione e cercare di rendere migliore il clima aziendale e di conseguenza migliorare la motivazione del personale e l’organizzazione del lavoro.
Per quanto riguarda invece il rispetto delle 5S ricordo che la settimana dopo quando entrai in azienda uno dei dipendenti presenti al corso mi venne incontro e insieme al capo officina mi fece vedere i miglioramenti e la pulizia apportata nel loro luogo di lavoro.
Coinvolgendo anche gli altri lavoratori, egli mi faceva notare orgoglioso, ogni piccola cosa, anche per esempio dove erano stati spostati e collocati certi tipi di attrezzi dimostrandomi che grazie a quelle modifiche lui ed i colleghi risparmiavano tempo.
E invece per me quale è stata la lezione?
- Mi sono subito messo in discussione per il mio approccio verso i dipendenti ed ho anche imparato che le obiezioni bisogna prevenirle in anticipo.
- Mi sono convinto che i cambiamenti devono essere voluti dalla Direzione ma se prima non li spieghi e li fai percepire alla base diventa difficile apportarli.
- Quando spieghi alcuni concetti è inutile parlare e fare vedere le slide, la lezione l’avrei dovuta tenere in officina e non in ufficio, per fare subito rendere conto che ciò che viene insegnato col kaizen può essere un beneficio per tutta l’azienda.
- Ho visto e toccato con mano che la motivazione delle persone può effettivamente trasformare un posto di lavoro e questo è stato per me uno dei più belli insegnamenti di tutta quell’esperienza.
Ti sono mai capitate esperienze simili? Cosa ne pensi?
A Cura di Patrizio Gatti,
Consulente di direzione aziendale,
Autore di “Amministrare l’Azienda”
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Ottobre 28th alle 15:01 pm
Sì, Patrizio, avrei diverse esperienze da raccontare.
Sono tutto riconducibili al problema di come far accettare un cambiamento, o un percorso di formazione, situazione che può interessare gli ambiti più diversi, e non solo quelli specificamente aziendali.
In tal senso, distinguerei due situazioni diametralmente opposte, tra i cui estremi si potrebbero quindi “inserire” quelle intermedie.
Da un lato, puoi trovare contesti in cui il personale è nettamente contrario alle novità, non foss’altro che perchè pigro o per altri analoghi motivi.
Pensiamo, ad esempio, a che cosa ha rappresentato l’introduzione del computer sul posto di lavoro.
In taluni contesti, invece, il cambiamento viene accolto con un certo piacere, sopratutto in quegli ambiti, che sono caratterizzati da una continua evoluzione tecnica o tecnologica.
In quest’ultimo caso, evidentemente, la spiegazione può ricondursi alla circostanza che lavorano, in un certo ambito, persone sopratutto desiderse d’innovazione e di cambiamento.
Ma quando il cambiamento non è bene accolto, cosa fare?
La soluzione migliore, a mio avviso, è quella che viene dal basso, cioè fa leva sul coinvolgimento dei singoli partecipanti.
Talora è possibile coinvolgere questi, non solo tenendo un corso, ma anche spiegandone le relative finalità.
Anche perchè credo che un’obiezione del tipo ” a a me cosa MI serve?” sia, tutto sommato, lecita ed abbastanza comune.
Talora è anche utile sfruttare alcune risorse, che ci mettono a disposizione alcune discipline, tra cui la sociologia dell’organizzazione.
In molti casi, infatti, non c’è tanto una resistenza del singolo al cambiamento, ma del gruppo ed ecco, quindi, che potendo dialogare con uno ad uno dei partecipanti ad un corso, piuttosto che funzionari coinvolti in qualche progetto di cambiamento, può davvero fare la differenza.
A volte la situazione è, certo, ancora più difficile.
Pensiamo ad ambienti con forte componente “ideologica”, e non solo di tipo sindacale.
In questo occasioni, evidentemente, ci può essere una posizione preguidiziale, per ben noti motivi, ma ancora una volta può essere utile spiegare che un corso, o un cambiamento, può innanzi tutto essere nell’interesse del lavoratore stesso, che così farà meno fatica, svolgerà meglio un certo compito, ecc…..
Insomma, è spesso vincente comunicare che, alla base di certe innovazioni, o di percorsi di formazione, c’è sopratutto una finalità win/win.
Vince l’impresa, ma anche il lavoratore.
Ottobre 28th alle 18:08 pm
ciao Gian Piero ,come sempre presente grazie per questo.
mi piace la tua ultima affermazione
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“Insomma, è spesso vincente comunicare che, alla base di certe innovazioni, o di percorsi di formazione, c’è sopratutto una finalità win/win.
Vince l’impresa, ma anche il lavoratore.”
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In effetti è uno degli scopi che con l’articolo volevo comunicare .
Di questo anche se non riguardava proprio l’azienda ma i gruppi di persone se ne era già parlato in post precedenti ” nel post di Giancarlo Fornei da titolo “Quando il sogno diventa un obiettivo e l’obiettivo permette di realizzare il sogno”
dove tra le altre cose gli si diceva grossomodo che che i cambiamenti devono venire si dall’alto ma se non percepiti dal basso non avranno successo sulla motivazione.
ciao Grazie Patrizio
Ottobre 29th alle 10:04 am
Buongiorno Patrizio,
ho letto con interesse il tuo articolo su “una lezione sul miglioramento aziendale da non dimenticare”. Le tue esperienze sono le esperienze da me vissute ogni volta che inizio un percorso di miglioramento continuo in un’azienda. Condivido pienamente le tue affermazioni sulle 5S e sul comportamento da tenere in presenza di obiezioni. Per dare più forza all’azione del cambiamento e per evitare situazioni del tipo descritte, come prima azione io chiedo sempre alla Direzione o al Titolare di effettuare una riunione generale con tutti i dipendenti dove viene dichiarata la volontà di iniziare un percorso di cambiamento e dove si chiede la collaborazione di tutti. In questo modo le persone hanno chiaro che il cambiamento è voluto dalla Direzione.
Un saluto da Chiarissimo Colacci
novello autore di “L’Impresa Efficiente”
Ottobre 29th alle 10:20 am
Ciao Chiarissimo e benvenuto .
Son contento che tu condividi le mie affermazioni .
Hai perfettamente ragione e fai bene a chiedere alla direzione di “effettuare una riunione generale con tutti i dipendenti dove viene dichiarata la volontà di iniziare un percorso di cambiamento”
In quell’occasione da me descritta infatti è mancato proprio questo , che , anche se si è concluso bene, mi è servito da Grande lezione.
ciao grazie Patrizio
Ottobre 30th alle 9:55 am
Ciao Patrizio!
Come ti capisco!
Immagino anche cosa hai pensato quando hai contato fino a 10.
Mi è capitato di trovarmi in circostanze simili alle tue e posso dire che tra le cose più complesse c’è il riuscire a “smontare” convinzioni dannose che spingono molto spesso gli stessi imprenditori a non considerare metodi semplici per eliminare gli sprechi e di conseguenza migliorare anche lo stato patrimoniale.
La più grossa difficoltà è proprio nella mentalità imprenditoriale. Spesso chi è al vertice è il primo a non considerare semplici regole da far mantenere ai sui dipendenti.
Cosa assai interessante e che semplici comportamenti portano immediati benefici, su tutti i livelli (economico, di tempo, di organizzazione, di stress, ecc).
Molto spesso l’ovvietà, di cui l’operaio giovane contestava, è assai dannosa.
Mi fa piacere sapere che, come te, esistono formatori e consulenti che portano avanti questa metodologia.
Concordo pienamente sul riunire la direzione e concordare insieme le linee guida da poi trasferire ai dipendenti. Se l’idea non è condivisa, sarà tutto vano. Finito il corso o la consulenza, tutti ritorneranno a sprecare.
X GIAMPIERO:
Come ti comporti quando la direzione è la prima ad non essere convinta delle metodologie e quindi non permette di coinvolgere dal basso?
Grazie ciao
Ottobre 30th alle 10:45 am
Ho letto l’articolo con estremo interesse: situazioni analoghe le ho vissute anni fa, quando mi occupavo di consulenze aziendale a tempo pieno.
In base alla mia esperienza, posso affermare che il più delle volte inizialmente si è contrari ai cambiamenti: il motivo è spesso riconducibile a mancanza di comunicazione da parte del titolare o da parte del consulente che mi aveva preceduto.
Concordo sul fatto che la Direzione debba essere fortemente motivata sul cambiamento da produrre, ma tale decisione deve essere comunicata al personale dell’azienda.
Numerosissime volte, ho ascoltato gli sfoghi dei dipendenti di aziende che si lamentavano proprio di non essere stati messi al corrente dal loro titolare dei cambiamenti che voleva introdurre nell’ambiente di lavoro.
Ritengo fondamentale che si individuino le giuste modalità di comunicazione all’interno dell’azienda e che le si applichino costantemente.
Ciao
Mario
Ottobre 30th alle 10:49 am
PER RUGGERO.
Complimenti, innanzi tutto, per il tuo sito.
Decisamente ottimo, innanzi tutto dal punto di vista estetico.
Venendo alla tua domanda:
premetto che è opportuno distunguere diverse tipologie d’impresa.
In quelle medio-grandi, direi che non c’è una particolare “resistenza culturale” dei titolari o del management, che possa in qualche misura frenare rinnvamenti o percorsi di formazione, ritenuti spesso utili all’azienda.
Diversa la situazione, con riferimento sopratutto alla piccola impresa, dove prevalgono impostazioni più personali, spesso meno professionali, e dove spesso manca una vera e propria cultura d’impresa.
Come mi comporto?
Propongo un intervento al titolare o dirigente.
Ma nel fare questo, premetto un’analisi dell’azienda, che indichi punti di fotrza e di debolezza della stessa.
La mia proposta non consiste, inizialmente , nell’indicare cosa farei, ma in una serie di domande.
Utilizzo, cioè, la tecnica (di vendita, se vogliamo) di analizzare punti di forza e di debolezza dell’azienda, che fa emergere determinate esigenze, non affermando io, poi, che esistono, ma facendolo osservare all’interlocutore stesso, tramite colloquio con domande, del tipo:
avete osservato che in questo settore….(ad es.: i risultati sono scarsi….
avete notato i risultati del vostro concorrente…?
Vorreste ottenere gli stessi risultati?……
Sapete cosa può aver determinato tale differenza?…..)
Con queste, ed altre analoghe tecniche, non si dice all’interlocutore di accettare la nostra proposta, ma lo si fa ragionare autonomamente, in modo che arrivi egli stesso a rendersi conto di determinate situazioni.
In altri termini, utilizzo una sorta di question marketing, i cui risultati sono infinitamente superiori alla classica proposta commerciale.
Ho parlato di questo tema anche in altri interventi, che potrai trovare asu questo blog, e sostanzialmente possiamo parlare di differenza tra funzione meramente commerciale (vendita) e marketing, come risposta alle domande ed esigenze del nostro interlocutore.
Far ragionare le persone, ponendo loro una serie di domande, di cui noi conosciamo già la risposta, è tecnica davvero molto utile in molti campi, dal marketing alla professione forense.
Ottobre 30th alle 10:53 am
Dimenticavo:
l’effetto è che sarà il nostro interlocutore, autonomamente, a considerare, quindi, del tutto ovvio un intervento, quale risposta alle esigenze di cui, tramite le domande, egli si è anche autonomamente accorto.
Ottobre 30th alle 12:48 pm
Grazie per i complimenti Gian Piero e soprattutto per la tua successiva spiegazione.
Sarebbe anche utile far notare i benefici nell’applicare le 5 S con un previsione di vantaggi personali (nel caso dei dipendeti), economici (nel caso di direzione), professionale (nel caso di impreditori)… caso mai sfruttando testimonianze, comparazioni con i concorrenti o come tu hai indicato paragonare settori diversi della loro attività.
Argomento interessante ed affascinante!
X MARIO:
hai sollevato, secondo me un punto importante, ovvero la “comunicazione gerarchica” che rientra pienamente nei 5 punti indicati da Gian Piero, in quanto anche l’assenza o l’errata comunicazione è uno spreco.
Il così detto “spreco mentale”. Pensate nell’arco di una giornata quanti sprechi mentali possiamo fare e quanto questo ci comporti stress, perdita di tempo, nervosismo, ecc
Ottobre 30th alle 22:52 pm
Ciao Ruggero giusto il tuo commento .
In effetti come hai potuto immaginare anche essendo state tra le prime esperienze qualche secondo di preoccupazione l’ho avuta ,
poi la lezione è riandata per il verso giusto.
Tuttavia l’imprenditore in quel caso è rimasto contento che le cose siano andate in quel modo , e volle quel corso per risolvere una problematica che riscontrava.
Purtroppo è vero che spesso finito il corso e le successive consulenze
Tutto ritorna spesso come prima se non si applica un certo controllo di gestione assieme alla motivazione.
Mi è piaciuta la tua osservazione che hai fatto rivolgendoti a Mario sullo “spreco mentale”.
Questo aggiungerei oltre a quello che dici tu anche lo spreco conseguente alle perdite di tempo quindi di denaro.
Grazie dei commenti
Ciao Patrizio
Ottobre 30th alle 22:54 pm
Ciao Mario ,
son contento di avere un commento da un altro consulente .
Confermo che si sente spesso “ gli sfoghi dei dipendenti di aziende che si lamentavano proprio di non essere stati messi al corrente dal loro titolare dei cambiamenti”
Parole giuste le tue soprattutto che una volta individuate le giuste metodologie si devon applicare costantemente , altrimenti come ci diceva anche nel commento precedente Ruggero tutto ritorna come prima.
ciao Grazie Patrizio